1. PREMESSA
La presente procedura (di seguito “Procedura”) ha lo scopo di disciplinare il processo di trasmissione, ricezione, analisi e gestione delle Segnalazioni (cd. Whistleblowing) da parte di un soggetto incaricato della gestione delle stesse (di seguito “Responsabile per le Segnalazioni”), effettuate da un Segnalante e relative a informazioni, adeguatamente circostanziate, riferibili al personale Flame Spray e/o terzi, relative a violazioni di leggi e regolamenti, del Codice Etico, dell’adottando Modello Organizzativo 231, nonché del sistema di regole e procedure adottati dalla Società.
La Procedura è anche finalizzata a dare attuazione al Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24, pubblicato in G.U. in data 15.03.2023, recante il recepimento della Direttiva (UE) 2019/1937 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione (cd. disciplina Whistleblowing)”.
Per quanto non espressamente indicato dalla presente Procedura resta integralmente applicabile quanto previsto dal suddetto Decreto Legislativo che in sintesi prevede:
- un regime di tutela verso specifiche categorie di soggetti che segnalano informazioni, acquisite nel
contesto lavorativo, relative a violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente;
- misure di protezione, tra cui il divieto di ritorsioni, a tutela del Segnalante nonché dei Facilitatori (soggetti che assistono il Segnalante nel processo di segnalazione), dei colleghi e dei parenti del Segnalante e dei soggetti giuridici collegati al Segnalante;
- l’istituzione di canali di segnalazione interni all’ente (di cui uno di tipo informatico) per la trasmissione di Segnalazioni che garantiscano, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la tutela della riservatezza dell’identità del Segnalante, della Persona coinvolta e/o comunque menzionata nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione;
- oltre alla facoltà di sporgere denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, la possibilità (qualora ricorra una delle condizioni previste all’art. 6, comma 1, del d.lgs. n. 24/2023) di effettuare Segnalazioni esterne tramite il canale gestito dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (di seguito ANAC), nonché di effettuare Divulgazioni pubbliche (al ricorrere di una delle condizioni previste all’art. 15, comma 1, del d.lgs. n. 24/2023), tramite la stampa o mezzi elettronici o di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;
- provvedimenti disciplinari nonché sanzioni amministrative pecuniarie irrogate da ANAC nei casi previsti dagli artt. 16 e 21 del d.lgs. n. 24/2023.
2. DESTINATARI
Destinatari della Procedura sono:
- i vertici aziendali, i componenti degli organi sociali e il nominando Organismo di Vigilanza di Flame Spray;
- i dipendenti, gli ex dipendenti e i candidati a posizioni lavorative, i soci, i clienti di Flame Spray, nonché - a titolo non esaustivo - i partner, i fornitori (anche in regime di appalto/subappalto), i consulenti, i collaboratori nello svolgimento della propria attività lavorativa presso Flame Spray che sono in possesso di informazioni su violazioni come definite nella presente Procedura.
Rientrano, altresì, tra i destinatari, i soggetti fisici e giuridici, non ricompresi nelle precedenti categorie, ma ai quali si applicano le misure di protezione previste dalla presente Procedura.
Quanto previsto nel presente documento si applica anche alle Segnalazioni anonime, purché adeguatamente circostanziate, come definite nella presente Procedura.
3. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
La Procedura ha lo scopo di disciplinare il processo di trasmissione, ricezione, analisi e gestione delle Segnalazioni, compresa l’archiviazione e la successiva cancellazione sia delle Segnalazioni sia della documentazione ad esse correlata, con le modalità indicate nel presente documento.
La Procedura si applica a Flame Spray che ne garantisce la corretta e costante applicazione, nonché la massima diffusione interna ed esterna, nel rispetto delle prerogative di autonomia e indipendenza di ciascuna Società.
Sono escluse dal perimetro di applicazione della Procedura le Segnalazioni inerenti a:
- contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante, che attengono esclusivamente alla disciplina del rapporto di lavoro o ai rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate, salvo che siano collegate o riferibili alla violazione di norme o di regole/procedure interne;
- violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato dell’Unione Europea;
- violazioni disciplinate in via obbligatoria da atti dell’Unione Europea o nazionali, come indicati nell’art. 1, co. 2, lett. b), del d.lgs. n. 24/2023 (in materia di servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente);
- fatti o circostanze rientranti nell’applicazione di disposizioni nazionali o dell’Unione Europea in materia di informazioni classificate, segreto forense o medico e di segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali, ovvero rientranti nell’applicazione di disposizioni nazionali in materia di procedura penale, di autonomia e indipendenza della magistratura, delle disposizioni sulle funzioni e attribuzioni del Consiglio Superiore della Magistratura, in materia di difesa nazionale e di ordine e sicurezza pubblica, nonché in materia di esercizio e tutela del diritto dei lavoratori di consultare i propri rappresentanti o i sindacati, di protezioni contro le condotte o gli atti illeciti posti in essere in ragione di tali consultazioni, di autonomia delle parti sociali e del loro diritto di stipulare accordi collettivi, nonché di repressione delle condotte antisindacali;
- comunicazioni relative al conflitto di interessi. Qualora dette circostanze siano rilevanti anche ai sensi dell’adottando Modello Organizzativo 231 dovranno essere oggetto di Segnalazione, come previsto dalla presente Procedura;
- reclami commerciali;
- richieste di esercizio dei diritti in materia di protezione dei dati ai sensi del Regolamento (UE) n. 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati - GDPR) e dei d.lgs. 30 giugno 2003 n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali) e d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 e successive modifiche e integrazioni. Qualora dette circostanze siano rilevanti anche ai sensi dell’adottando Modello Organizzativo 231 dovranno essere oggetto di Segnalazione, come previsto dalla presente Procedura.
Le Segnalazioni rientranti nelle predette tipologie verranno inoltrate alle competenti strutture aziendali a cura del Responsabile per le Segnalazioni, che si occuperà altresì di informare il Segnalante degli esiti della Segnalazione a seguito dell’eventuale istruttoria.
4. DESCRIZIONE DEL PROCESSO E RESPONSABILITÀ
4.1 Scopo e descrizione del processo
Per le Segnalazioni, il responsabile del processo di gestione è il Responsabile per le Segnalazioni, ferme restando le responsabilità e le prerogative del Collegio Sindacale sulle segnalazioni allo stesso indirizzate, ivi incluse le denunce ex art. 2408 del Codice Civile.
Il Responsabile per le Segnalazioni svolge altresì gli approfondimenti istruttori richiesti da ANAC sulle Segnalazioni esterne ovvero sulle divulgazioni pubbliche riguardanti Flame Spray.
Le Funzioni aziendali di Flame Spray, eventualmente interessate da Enti, Istituzioni o Autorità esterne in merito a Segnalazioni esterne o Divulgazioni pubbliche, attivano tempestivamente il Responsabile per le Segnalazioni per gli approfondimenti di competenza.
Il Responsabile per le Segnalazioni è l’Avvocato Giovanni Bellingardi, con studio legale in 20122 Milano (MI), viale Bianca Maria n. 23.
4.2 La trasmissione della Segnalazione
I Destinatari della presente Procedura che vengono a conoscenza di informazioni su violazioni sono tenuti ad effettuare una Segnalazione attraverso i canali di segnalazione interni di seguito descritti.
Chiunque riceve una Segnalazione, in qualsiasi forma (orale o scritta), deve trasmetterla tempestivamente, e comunque entro 7 giorni dal suo ricevimento, al Responsabile per le Segnalazioni attraverso i canali di segnalazione interni di seguito descritti, dando contestuale notizia della trasmissione al Segnalante (ove noto). È, altresì, tenuto a trasmettere l’originale della Segnalazione, inclusa eventuale documentazione di supporto, nonché l’evidenza della comunicazione al Segnalante dell’avvenuto inoltro della Segnalazione. Non può trattenere copia dell’originale e deve eliminare eventuali copie in formato digitale, astenendosi dall’intraprendere qualsiasi iniziativa autonoma di analisi e/o approfondimento. Lo stesso è tenuto alla riservatezza dell’identità del Segnalante, delle Persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione.
La mancata comunicazione di una Segnalazione ricevuta nonché la violazione dell’obbligo di riservatezza costituiscono una violazione della Procedura e potranno comportare l’adozione di provvedimenti disciplinari.
Al fine di dare diligente seguito alle Segnalazioni interne ricevute, Flame Spray si è dotato di un proprio Portale informatico (di seguito anche “Portale”), accessibile dalla pagina dedicata al “Whistleblowing” presente sul sito internet aziendale.
Il Portale consente di trasmettere, anche in maniera anonima, sia una Segnalazione propria sia una
Segnalazione ricevuta da un terzo, previa presa visione dell’“Informativa Privacy”, pubblicata sulla pagina dedicata al “Whistleblowing” presente sul sito aziendale.
Sul suddetto sito e pagine dedicati al Whistleblowing è altresì pubblicata la presente Procedura e sono disponibili informazioni sui presupposti per effettuare una Segnalazione tramite canale interno nonché informazioni su canali, procedure e presupposti per effettuare le Segnalazioni esterne e le Divulgazioni pubbliche.
Al termine dell’inserimento, il Segnalante deve annotare la data e il Codice Identificativo Unico (ticket
alfanumerico che identifica in modo univoco la Segnalazione), automaticamente prodotto dal Portale, che consente di seguire nel tempo lo stato di lavorazione della Segnalazione, garantendo riservatezza e anonimato.
Ove non sia assolutamente possibile effettuare le Segnalazioni attraverso il Portale, esse potranno eccezionalmente essere altresì trasmesse a mezzo posta ordinaria, indirizzata al Responsabile per le Segnalazioni di Flame Spray.
Il Segnalante, in via residuale, può inoltre chiedere di effettuare una Segnalazione orale mediante un incontro diretto con il Responsabile per le Segnalazioni.
In tal caso, previo consenso del Segnalante, il colloquio è documentato a cura del personale addetto mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale, che il Segnalante può verificare, rettificare e confermare mediante sottoscrizione. La registrazione, ove possibile, sarà caricata sul Portale.
Eventuali Segnalazioni indirizzate al Collegio Sindacale, incluse le denunce ex art. 2408 c.c., pervenute al Responsabile per le Segnalazioni sono trasmesse tempestivamente al Collegio Sindacale.
Resta salva per il Responsabile per le Segnalazioni la facoltà di svolgere autonomi approfondimenti su fatti e circostanze di rilevanza ai sensi del Modello Organizzativo 231.
Analogamente, il Collegio Sindacale trasmetterà tempestivamente, e comunque entro 7 giorni dal suo ricevimento, al costituendo Organismo di Vigilanza, eventuali Segnalazioni pervenute al predetto organo sociale ma indirizzate e/o di competenza dell’Organismo di Vigilanza di riferimento ai sensi dell’adottando Modello Organizzativo 231, dando contestuale notizia di trasmissione al Segnalante.
4.3 La registrazione della Segnalazione
Tutte le Segnalazioni, indipendentemente dalla modalità di ricezione, sono registrate nel Portale, che costituisce il database riepilogativo dei dati essenziali delle Segnalazioni e della loro gestione ed assicura, altresì, l’archiviazione di tutta la documentazione allegata, nonché di quella prodotta o acquisita nel corso delle attività di analisi.
La consultazione delle informazioni presenti sul Portale è limitata al solo Responsabile per le Segnalazioni abilitato con specifici profili funzionali di accesso al sistema.
4.4 Classificazione e analisi preliminare della Segnalazione
Il Responsabile per le Segnalazioni analizza e classifica le Segnalazioni, per definire quelle potenzialmente rientranti nel campo di applicazione della presente Procedura.
Nell’ambito di tali attività di supporto, il Responsabile per le Segnalazioni fornisce al Segnalante tramite il Portale:
- entro 7 giorni dalla data di ricezione della Segnalazione, un avviso di ricevimento della stessa;
- entro 3 mesi dall’avviso di ricevimento della Segnalazione o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della stessa, un riscontro con informazioni sul seguito che viene dato o si intende dare alla Segnalazione, specificando se la Segnalazione rientra o meno nell’ambito di applicazione del d.lgs. n. 24/2023.
Il Responsabile per le Segnalazioni in via preliminare valuta, anche tramite eventuali analisi documentali, la sussistenza dei presupposti necessari per l’avvio della successiva fase istruttoria, dando priorità alle Segnalazioni adeguatamente circostanziate,
Per le Segnalazioni di propria competenza, Il Responsabile per le Segnalazioni, su base documentale e anche in considerazione degli esiti delle preliminari, valuta:
- l’avvio della successiva fase di istruttoria;
- per le “Segnalazioni relative a fatti rilevanti”, la tempestiva informativa al Collegio Sindacale per le autonome valutazioni;
- la chiusura delle Segnalazioni, in quanto: i) generiche o non adeguatamente circostanziate; ii) palesemente infondate; iii) riferite a fatti e/o circostanze oggetto in passato di specifiche attività istruttorie già concluse, ove dalle preliminari verifiche svolte non emergano nuove informazioni tali da rendere necessari ulteriori approfondimenti; iv) “circostanziate verificabili”, per le quali, alla luce degli esiti delle preliminari verifiche svolte, non emergono elementi tali da supportare l’avvio della successiva fase di istruttoria; v) “circostanziate non verificabili”, per le quali, alla luce degli esiti delle preliminari verifiche svolte, non risulta possibile, sulla base degli strumenti di analisi a disposizione, svolgere ulteriori approfondimenti per verificare la fondatezza della Segnalazione.
Al fine di acquisire elementi informativi, il Responsabile per le Segnalazioni ha facoltà di:
- fermi restando i vigenti flussi informativi, procedere all’attivazione di audit esterni sui fatti segnalati;
- svolgere, nel rispetto di eventuali specifiche normative applicabili, approfondimenti tramite, ad esempio, formale convocazione e audizioni del Segnalante, del Segnalato e/o delle Persone coinvolte nella Segnalazione e/o comunque informate sui fatti, nonché richiedere ai predetti soggetti la produzione di relazioni informative e/o documenti;
- avvalersi, se ritenuto opportuno, di esperti o periti esterni.
Nel caso in cui la Segnalazione riguardi uno o più componenti del Consiglio di Amministrazione, del Collegio Sindacale o del nominando OdV, il Responsabile per le Segnalazioni informa i Presidenti del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale per la gestione congiunta.
Se la Segnalazione coinvolge uno dei Presidenti, lo stesso sarà sostituito per l’istruttoria dal componente dell’organo sociale anagraficamente più anziano.
Se la Segnalazione coinvolge l’intero organo sociale, l’istruttoria sarà gestita dai Presidenti degli altri due organi sociali o dell’altro organo Sociale ove l’OdV non sia tato ancora nominato.
Nelle predette ipotesi gli esiti degli approfondimenti istruttori sono oggetto di una nota di chiusura della Segnalazione a firma congiunta dei Presidenti che hanno gestito congiuntamente la Segnalazione.
4.5 L’esecuzione dell’istruttoria
La fase istruttoria della Segnalazione ha l’obiettivo di:
- procedere ad approfondimenti e analisi specifiche per verificare la ragionevole fondatezza delle circostanze fattuali segnalate;
- ricostruire i processi gestionali e decisionali seguiti sulla base della documentazione e delle evidenze rese disponibili;
- fornire eventuali indicazioni in merito all’adozione delle necessarie azioni di rimedio volte a correggere possibili carenze di controllo, anomalie o irregolarità rilevate sulle aree e sui processi aziendali esaminati.
Non rientrano nel perimetro di analisi dell’istruttoria, se non nei limiti della manifesta irragionevolezza, le valutazioni di merito o di opportunità, discrezionali o tecnico-discrezionali, degli aspetti decisionali e gestionali di volta in volta operate dalle strutture/posizioni aziendali coinvolte, in quanto di esclusiva competenza di queste ultime.
Il Responsabile per le Segnalazioni nel corso degli approfondimenti può richiedere integrazioni o chiarimenti al Segnalante.
Inoltre, ove ritenuto utile per gli approfondimenti, può acquisire informazioni dalle Persone coinvolte nella Segnalazione, le quali hanno anche facoltà di chiedere di essere sentite o di produrre osservazioni scritte o documenti. In tali casi, anche al fine di garantire il diritto di difesa, viene dato avviso alla Persona coinvolta dell’esistenza della Segnalazione, pur garantendo la riservatezza sull’identità del Segnalante e delle altre Persone coinvolte e/o menzionate nella Segnalazione.
Il Responsabile per le Segnalazioni cura lo svolgimento dell’istruttoria anche acquisendo dalle strutture interessate gli elementi informativi necessari, coinvolgendo le competenti Funzioni aziendali ed avvalendosi, se ritenuto opportuno, di esperti o periti esterni.
Le attività istruttorie sono svolte ricorrendo, a titolo non esaustivo, a: i) dati/documenti aziendali utili ai fini dell’istruttoria (es. estrazioni da sistemi aziendali e/o altri sistemi specifici utilizzati); ii) banche dati esterne (es. info provider/banche dati su informazioni societarie); iii) fonti aperte; iv) evidenze documentali acquisite presso le strutture aziendali; v) ove opportuno, dichiarazioni rese dai soggetti interessati o acquisite nel corso di interviste verbalizzate.
4.6 Reporting
Gli esiti degli approfondimenti sono sintetizzati in un report o, per le Segnalazioni “relative a fatti rilevanti” e/o con analisi complesse, in una nota istruttoria, in cui sono riportati:
- un giudizio di ragionevole fondatezza/non fondatezza sui fatti segnalati;
- l’esito delle attività svolte e le risultanze di eventuali precedenti attività istruttorie svolte sui medesimi fatti/soggetti segnalati o su fatti analoghi a quelli oggetto della Segnalazione;
- eventuali indicazioni in merito alle necessarie azioni correttive sulle aree e sui processi aziendali esaminati, adottate dal management che viene informato sugli esiti delle analisi.
Al termine dell’attività istruttoria, il Responsabile per le Segnalazioni delibera la chiusura della Segnalazione evidenziando l’eventuale inosservanza di norme/procedure, fatte salve le esclusive prerogative e competenze del soggetto deputato all’esercizio dell’azione disciplinare.
Le Segnalazioni chiuse, in quanto palesemente infondate, se non anonime, sono trasmesse alla Funzione Risorse Umane affinché valuti con le altre strutture aziendali competenti, se la Segnalazione sia stata effettuata al solo scopo di ledere la reputazione o di danneggiare o comunque di recare pregiudizio alla persona e/o società Segnalata, ai fini dell’attivazione di ogni opportuna iniziativa nei confronti del Segnalante.
Il Responsabile per le Segnalazioni periodicamente compila un report di sintesi di tutte le Segnalazioni pervenute nel periodo e di dettaglio di quelle rientranti nel perimetro della Procedura, con l’evidenza dello stato di avanzamento e degli esiti delle istruttorie concluse, per le quali propone la chiusura.
Il Responsabile per le Segnalazioni fornisce periodicamente al Collegio Sindacale di Flame Spray un report di sintesi delle Segnalazioni pervenute e degli esiti delle attività istruttorie concluse.
Anche su richiesta del predetto organo sociale, il Responsabile per le Segnalazioni può disporre la comunicazione del dettaglio degli approfondimenti svolti ovvero la trasmissione delle note istruttorie di chiusura delle Segnalazioni.
4.7 Azioni correttive: il monitoraggio
Se dalle analisi sulle aree e sui processi aziendali esaminati emerge la necessità di formulare raccomandazioni volte all’adozione di opportune azioni di rimedio, è responsabilità del management delle aree/processi oggetto di verifica definire un piano di azioni correttive per la rimozione delle criticità rilevate e di garantirne l’implementazione entro le tempistiche definite.
4.8 Trattamento dei dati personali e conservazione della documentazione
Ogni trattamento dei dati personali, anche nel contesto del Portale, è effettuato nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023 ed in conformità alla normativa sulla protezione dei dati personali di cui al Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – GDPR), al decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196 e al decreto legislativo 18 maggio 2018 n. 51.
La tutela dei dati personali è assicurata oltre che al Segnalante (per le segnalazioni non anonime), al Facilitatore nonché alla Persona coinvolta o menzionata nella segnalazione.
Ai possibili interessati viene resa un’informativa sul trattamento dei dati personali attraverso la pubblicazione sul portale dedicato.
Al fine di garantire la gestione e la tracciabilità delle Segnalazioni e delle attività conseguenti, il Responsabile per le Segnalazioni cura la predisposizione e l’aggiornamento di tutte le informazioni riguardanti le Segnalazioni e assicura, avvalendosi del Portale, la conservazione di tutta la correlata documentazione di supporto per il tempo strettamente necessario alla loro definizione, e comunque per non più di 5 anni, decorrenti dalla data di comunicazione dell’esito finale della Segnalazione al Responsabile per le Segnalazioni.
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente.
Gli originali delle segnalazioni pervenute in forma cartacea sono conservati in apposito ambiente protetto.
4.9 Controlli periodici
Periodicamente dovrà essere svolto un controllo di completezza a cura del Collegio Sindacale, al fine di accertare che tutte le Segnalazioni pervenute siano state trattate, debitamente inoltrate ai destinatari di competenza e fatte oggetto di reportistica secondo quanto previsto dalla presente Procedura.
5. GARANZIE E TUTELE
5.1 La tutela dell’identità del Segnalante
Le Segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.
Fatti salvi gli obblighi di legge, l’identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso dello stesso, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli artt. 29 e 32, par. 4, del Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – GDPR) e dell’art. 2 -quaterdecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali).
In particolare, l’identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità possono essere rivelate solo previo consenso espresso dello stesso:
- nell’ambito del procedimento disciplinare, qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato;
- nell’ambito del procedimento instaurato in seguito a Segnalazioni interne o esterne, se la rivelazione dell’identità del Segnalante o di qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità è indispensabile anche ai fini della difesa della Persona coinvolta.
A tal fine, in tali casi è data preventiva comunicazione scritta, al Segnalante delle ragioni della rivelazione dei dati riservati.
Le persone coinvolte nella gestione delle Segnalazioni sono tenute alla riservatezza dell’identità del Segnalante, delle Persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione.
La riservatezza è garantita anche a chi segnala prima dell’inizio o successivamente alla cessazione del rapporto di lavoro, ovvero nel periodo di prova, qualora dette informazioni siano state acquisite nell’ambito del contesto lavorativo oppure nella fase selettiva o precontrattuale.
È altresì garantita la riservatezza sull’identità delle Persone coinvolte e/o menzionate nella Segnalazione, nonché sull’identità e sull’assistenza prestata dai Facilitatori, con le medesime garanzie previste per il Segnalante.
La violazione dell’obbligo di riservatezza, fatte salve le eccezioni di cui sopra, può comportare nei confronti dell’interessato l’irrogazione di sanzioni amministrative pecuniarie da parte di ANAC nonché sanzioni disciplinari.
5.2 Misure di protezione
Nei confronti del Segnalante è vietato il compimento di atti ritorsivi, intesi come qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della Segnalazione interna o esterna/Divulgazione pubblica/denuncia, che provoca o può provocare al Segnalante, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.
La protezione è garantita anche al Segnalante anonimo, che ritiene di aver subito ritorsioni ed è stato successivamente identificato.
Le misure di protezione si applicano nei limiti e alle condizioni previste dal capo III del d.lgs. n. 24/2023 e sono estese anche a:
- le categorie di Segnalanti che non rientrano nell’ambito di applicazione oggettivo e/o soggettivo previsto dal d.lgs. n. 24/2023;
- i Facilitatori, le persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante che sono legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado, i colleghi di lavoro del Segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con esso un rapporto abituale e corrente;
- gli enti di proprietà del Segnalante o per i quali lo stesso lavora nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del Segnalante.
Chi ritiene di aver subito una ritorsione in ragione della Segnalazione può comunicarlo ad ANAC.
Gli atti ritorsivi eventualmente assunti in ragione della Segnalazione sono nulli e le persone che sono state licenziate a causa della Segnalazione hanno diritto a essere reintegrate nel posto di lavoro in attuazione della disciplina applicabile al lavoratore.
Ferma restando l’esclusiva competenza di ANAC in merito all’eventuale applicazione delle sanzioni
amministrative di cui all’art. 21 del d.lgs. n. 24/2023, si rinvia alla specifica disciplina che sarà contenuta nell’adottando Modello Organizzativo 231 (“Sistema Disciplinare”) per eventuali conseguenze sul piano disciplinare.
6. GLOSSARIO
Ai fini della presente Procedura si intende per:
- Contesto lavorativo: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte dal Personale di Flame Spray o dal Terzo nell’ambito dei rapporti giuridici da questi instaurati con Flame Spray;
- Divulgazione pubblica: rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone. Ai sensi dell’art. 15, comma 1, del d.lgs. n. 24/2023, il Segnalante può effettuare una divulgazione pubblica qualora ricorra una delle seguenti condizioni: i) ha già effettuato una Segnalazione sia interna sia esterna, ovvero ha effettuato direttamente una Segnalazione esterna e non è stato dato riscontro nei termini previsti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle Segnalazioni; ii) ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse; iii) ha fondato motivo di ritenere che la Segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la Segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa;
- Facilitatore: la persona fisica che assiste il Segnalante nel processo di Segnalazione e che opera nel medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
- Informazioni sulle violazioni: informazioni, adeguatamente circostanziate, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni conseguenti a comportamenti, atti od omissioni commessi o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commessi nonché elementi riguardanti condotte, anche omissive, volte ad occultare tali violazioni. Rientrano anche le informazioni su violazioni acquisite nell’ambito di un rapporto giuridico non ancora iniziato o nel frattempo terminato, qualora dette informazioni siano state acquisite nell’ambito del contesto lavorativo, compreso il periodo di prova, oppure nella fase selettiva o precontrattuale;
- Modello Organizzativo 231: il modello di organizzazione, gestione e controllo in corso di adozione da parte di Flame Spray ai sensi del d.lgs. n. 231/2001;
- Organismo di Vigilanza: l’Organismo nominato ai sensi dell’art. 6, punto 1, lett. b) del d.lgs. n. 231/2001, dotato di autonomi poteri d’iniziativa e controllo che ha il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello Organizzativo 231 in corso di adozione da parte di Flame Spray e di curarne l’aggiornamento;
- Persona coinvolta: la persona fisica o giuridica menzionata nella Segnalazione effettuata tramite il canale interno o esterno, denuncia, Divulgazione pubblica, come soggetto a cui la violazione è attribuita o comunque riferibile;
- Personale Flame Spray: coloro che sono legati a Flame Spray da un rapporto di lavoro subordinato o di prestazione occasionale nonché i Vertici aziendali e i componenti degli organi sociali e dell’Organismo di Vigilanza che sarà nominato all’atto dell’adozione del Modello Organizzativo 231;
- Responsabile per le Segnalazioni: è il Responsabile del processo di gestione delle Segnalazioni;
- Segnalante: la persona che effettua una Segnalazione tramite il canale di Segnalazione interno o esterno, denuncia o divulgazione pubblica;
- Segnalazione: la comunicazione, scritta o orale, di informazioni riferibili al Personale Flame Spray o a Terzi su violazioni di leggi e regolamenti, del Codice Etico, del Modello Organizzativo 231, nonché del sistema di regole e procedure;
- Segnalazione anonima: Segnalazione in cui le generalità del Segnalante non sono esplicitate né risultano identificabili in maniera univoca;
- Segnalazione circostanziata: Segnalazione in cui le informazioni/asserzioni sono caratterizzate da un grado di dettaglio sufficiente, almeno astrattamente, a far emergere circostanze e fatti precisi e concordanti e relazionate a contesti determinati, nonché a consentire di identificare elementi utili ai fini della verifica della fondatezza della Segnalazione stessa (ad esempio, elementi che consentono di identificare il soggetto che ha posto in essere i fatti segnalati, il contesto, il luogo e il periodo temporale delle circostanze segnalate, valore, cause e finalità delle condotte, anomalie relative al sistema di controllo interno, documentazione a supporto, ecc.). Nell’ambito delle Segnalazioni circostanziate si distinguono le informazioni/asserzioni: i) “verificabili”, qualora in base ai contenuti della Segnalazione sia possibile in concreto svolgere verifiche in ambito aziendale sulla fondatezza, nei limiti delle attività e con gli strumenti di analisi a disposizione del Responsabile per le Segnalazioni; ii) “non verificabili”, qualora sulla base degli strumenti di analisi a disposizione, non risulta possibile svolgere verifiche sulla fondatezza della Segnalazione. Le verifiche su circostanze e valutazioni riconducibili ad elementi intenzionali e/o soggettivi risentono dei limiti propri delle attività del Responsabile per le Segnalazioni e dei relativi strumenti a disposizione;
- Segnalazione esterna: la comunicazione, scritta od orale, di Informazioni sulle violazioni effettuata dal Segnalante tramite il canale di segnalazione esterno attivato dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC). Ai sensi dell’art. 6, comma 1, del d.lgs. n. 24/2023, il Segnalante può effettuare una Segnalazione esterna qualora ricorra una delle seguenti condizioni: i) non è prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme; ii) ha già effettuato una Segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito; iii) ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero determinerebbe condotte ritorsive; iv) ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
- Segnalazione interna: la comunicazione, scritta od orale, di Informazioni sulle violazioni effettuata dal segnalante tramite il canale interno;
- Segnalazione relativa a fatti rilevanti: i) Segnalazione che riguarda i Vertici aziendali e i componenti degli organi sociali e del nominando Organismo di Vigilanza; ii) Segnalazione per la quale, anche dalle preliminari analisi, siano configurabili gravi violazioni all’adottando Modello Organizzativo 231, tali da esporre la società al rischio di responsabilità penale-amministrativa ai sensi del d.lgs. n. 231/2021; iii) Segnalazione su anomalie operative aziendali e/o illeciti e/o frodi e/o abusi per le quali, all’esito delle verifiche preliminari, sia stimabile per Flame Spray un impatto quali-quantitativo significativo sul bilancio (in termini di tematiche di contabilità, revisione legale dei conti, controlli interni sull’informativa finanziaria). L’impatto è “significativo” sotto l’aspetto qualitativo se le anomalie operative e/o frodi e/o abusi sono in grado di influenzare le decisioni economiche e di investimento dei potenziali destinatari dell’informativa finanziaria. La significatività dell’impatto sotto l’aspetto quantitativo viene segnalata dal Responsabile per le Segnalazioni e valutata dalle competenti Funzioni aziendali della società;
